仕事が業務過多で忙しすぎる!仕事量が多い理由と解決策5選!

仕事で忙しい女性
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  • 「忙しすぎて何しているのかわからない」
  • 「やってもやっても終わらないくらい仕事が多い」

そんな悩みはありませんか?

私も以前は業務過多で仕事量が多く、毎日忙しい日々を送っていました。

内閣府のデータによると、正社員の残業時間は2009年を底にして2016年にかけて徐々に増加していると報告されています。

(参照:長時間労働の現状 – 内閣府

残業が続くと帰宅後には疲れ切ってしまい、何も手につける気力がありませんでした。

家についてもボーっとしてしまい、

「しんどい・・・」

とぼそりとつぶやきながら深いため息が出てしまうこともありました。

週末も疲れが残っているため、横になりながらスマートフォンを眺めてダラダラと過ごしてしまうことが多かったです。

そして気がつけば夕方になってしまうことも珍しくありませんでした。

もし、この記事を読んでいるあなたも同じような状況で疲弊しているのであれば、その原因は仕事の多さにあるかもしれません。

もし業務過多を解消できれば、仕事が終わった後には余裕を持って過ごすことができるようになります。

また、しっかりと休息を取ることができるため、リフレッシュした状態で休日を過ごすことも可能になります。

私自身も業務過多を解決するためにさまざまな解消方法を試してきました。

そして現在ではその問題を解決し、平穏な日々を過ごしています。

そこで、今回は「業務過多を解消するための解決策」を5つご紹介します。

読むと忙しすぎる状況を解決できますよ

まずは何が問題なのかを考えてみましょう。

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仕事が業務過多になっている理由と解決策5選

人手不足が原因の場合

積み上げられた資料

会社の人員やあなたの部署の人員が不足していると、一人当たりの仕事量が増えます。

仕事量は変わらずに、それを担当する人数が少ないために業務過多となるのです。

人手不足で業務過多の場合、まず上司に自分の部署が人員不足ということを伝えましょう。

忙しい上司の場合は、部署の人員不足を正確に把握していないこともあります。

そして人員を補充してもらえるのであれば「新人に与えることができる仕事」「自分でする仕事」の線引きをしましょう。

こうしておけば、いつでも仕事を新人に割り当てることができるようになります。

そのときは一時的に多忙になるかもしれませんが、新人が入ってくるまでの我慢なのでがんばれるでしょう。

また人員が不足しているのに補充してもらえない場合は、残業しまくるしかありません。

なぜなら人を雇ってもらうには以下の方法が有効だからです。

人を雇ってもらう方法
  1. 人員不足を理由に残業しまくる(できれば複数人で)
  2. 会社はたくさんの残業代を払う必要が出てくる
  3. 残業代の総額が1人を雇うよりも高くなる
  4. 残業代を払い続けると会社にとって損失になるので上司に再び交渉する

残業代は割増報酬になるので、人件費が想定より膨らんで会社の利益が圧迫されることになります。

ですので残業代が増えすぎた場合、普通の会社なら人を雇うことを選択します。

なぜならそのほうが総額の人件費が少なくなるからです。

慢性的な残業代が多く発生する場合は、このような方法をとって人を雇ってもらって業務過多を解消しましょう。

仕事を断れないことが原因の場合

資料をたくさん持ったカエルの人形

横のつながりが多い場合や信頼されている人の場合、他部署からもたくさんの仕事が舞い込んできます。

自分の業務だけでなく色々な依頼がとんでくるので、人気者の受信メールはいつもパンパンです。

この場合は依頼に優先順位をつけて、順位の低い仕事は後回しにするしかありません

そして場合によっては依頼された仕事を断る必要が出てきます。

仕事を断ることが難しい場合は以下の方法を試してみてください。

仕事を断れないときの対処法
  1. 抱えている業務に優先順位をつける
  2. だいたいの完成日付を依頼主に伝える
  3. すごく優先順位の低いものは納期をわざと長く伝える

納期がすごく遅くなると、依頼したほうから断ってきてくれるかもしれません。

場合によってはその人からの信頼を落としてしまうかもしれませんが、業務過多なので仕方ない面もあります。

その人との関係性を正常に保ちたいのであれば、正直に業務が忙しいことを伝えましょう

いい関係なのであればきちんと納得してもらえるはずです。

しかしどのような関係であっても依頼された仕事を無視するのはやめましょう

断れないのであっても何か返事はすべきです。

無視をしていると、あなたの評価が知らぬ間に落ちることになるので注意しましょう。

まわりの能力が低いことが原因の場合

ブログラムが書かれたパソコン画面

自分の部署や関係者の能力が低く、あなたに仕事が集中して忙しいパターンです。

上司は他の人にも仕事をふって役割を与えていますが、あなたが周りにくらべて優秀なので仕事量が多くなってしまいます。

あなたがきちんと仕事をこなせることを上司は知っているので、あなたに仕事をたくさん依頼してしまうのです。

自分の能力がどれくらいなのかわからないという人は、まず自分の市場価値を調べてみましょう。

たとえばミイダスというサイトは簡単な質問に答えるだで自分の市場価値や適正がわかります。

⇒ミイダスの公式サイトはこちら

もしあなたの能力が高い場合、周りの人の能力をアップさせてください。

手作業や生産現場の場合でも、誰がやっても生産能力がアップできるような仕組みや、やり方をあなたが考えて実行すれば忙しさは解消されます。

人を使うことにあなたの能力を使いましょう。

周りの人へ仕事を割り当てる方法
  1. 周りの人や自分がしている業務を書きだす
  2. 効率化できそうな業務を見つけて仕組みを作る
  3. 作った仕組みと業務を他の人に渡す

事務作業の場合は、エクセルやマクロを使って時間をかけなくてもだれでも簡単にできる仕組みを作ってください。

そして「誰でも効率的に作業できるような仕組みにしたので他の人に任せてください。」と上司に話して、他の人にその仕事を渡してもらいましょう。

ここまでお膳立てすると上司は納得してあなた以外の人に任せることができるでしょう。

そして、そういうことができる人であればあなたは出世できるかもしれません。

あなたは周りが見れて、全体のタスクを把握した上で仕事を効率化できる人間だからです。

そのような人が主任や課長のほうが会社がうまく回ります。

繁忙期のみ仕事が集中する場合

上昇したグラフの後ろで考える若い男性

毎年、現在の人員で業務過多を乗り越えることができている場合、会社も追加の支援を提供してくれない可能性があります。

年間で1~2カ月は業務過多になるといった場合は、あなたの職種の特性だとおもってあきらめたほうがいいかもしれません。

そういう場合は短期的なことなので、乗り切れるように頑張りましょう

ただし

本当に限界を超えている、もう心も体も持ちそうにない!

という場合は、繁忙期のみ派遣やアルバイトの人員補充をしてもらえないか上司に相談しましょう。

多忙がつらいときは一日でも一週間でもすごくつらいものです

あと期間限定の人員補充については慎重に交渉しましょう。

「人手不足で業務量が多い」という項目で書いたように、繁忙期のあなたの部署のトータルの残業代とアルバイトを期間限定で雇った場合の賃金は必ず比較しましょう。

残業代を払うほうが会社が大きく損する場合は、新しい人を雇ってもらえる公算が大きいです。

雇ってもらえない場合は、その時期だけ他部署からヘルプに来てもらえないか相談しましょう。

単純作業の場合は、すぐにでもヘルプにきてもらえることが多いです。

ですのであなたの仕事がどれも難しい仕事で人に任せられないとしても、その業務自体を「単純作業」と「難しい作業」とに仕事の内容を無理やり切り分けてください。

そして「単純作業」の部分だけでもヘルプでしてもらえないかを相談するようにしてください。

業務を誰でもできる作業に分けることができれば、ヘルプしてもらえる可能性がグンとあがります。

そして繁忙期はヘルプの増員で乗りきってください。

その後はヘルプに来てもらった人へのお返しは必ずしてください。

逆にヘルプの人の繁忙期や忙しいときは、必ずこちらから声をかけるようにして手伝ってあげましょう。

会社はチームですのでそういう持ちつ持たれつの関係が大事です。

会社の業態やビジネスモデルに問題がある場合

分析やチャートが表示されたタブレット

このパターンの業務過多は解決が難しいかもしれません。

会社のビジネスモデルが原因であなたが業務過多である場合は、非常に危険です。

なぜなら会社の根本の部分なので、取締役や大株主でないとモデル変換は難しいからです。

あなたがまず業務過多解消のためにすることは、歴史や未来を調べることかもしれません。

先輩や上司に「昔からずっと多忙なのか?これから楽になる可能性があるのか?」を聞いてみましょう。

昔からずっとこんな調子で、今後も同じだろうね。

という答えならあなたの業務過多は解消できない可能性が高いです。

ただし

昔は仕事が楽な時期があったよ。しんどいのは今だけかもね。

という答えがあれば今はしんどくても頑張る価値があるかもしれません。

特にもうすぐビジネスモデルが変わるという時期なら、なおさら頑張って今の時期を乗り切りましょう。

しかしずっとその会社にいても自分の将来のスキルアップにつながらないとわかっている場合は、今すぐ転職するのも手です。

現在多忙で、将来も楽になる保障もなく、スキルアップにつながらないのであれば、その会社にとどまる必要はないでしょう。

ビジネスモデルがあなたを業務過多にしているのであれば、あなた自身の未来だけを考えて進退を考えましょう。

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まとめ

座禅を組んで朝日に向かって心をおちつける女性

忙しい毎日でしんどいかもしれませんが、一度冷静になって考える時間を持ったほうが賢明です。

休みの日でもいいので「なぜ忙しいのか?」「何か解消できる方法はないのか?」をよく考えましょう。

会社の人間に相談するのが難しいのであれば、家族や友達に相談するのもいいかもしれません。

全然違う環境の人に相談すると、目新しい意見や自分では思いつかない考えが聞けてオススメです。

忙しい原因解決法
人員不足人を雇ってもらう
仕事の依頼重要な依頼しかしない
まわりの能力の低さ仕事を効率化して渡す
繁忙期のため一時的な増員要請
ビジネスモデルガマン or 転職

何をするにしても何かをしないとあなたの業務過多は解消されないので、小さくても行動していきましょう。

そしてあなたの趣味や自由な時間が少しでも持てるような日常を取り戻しましょう。