仕事が業務過多で忙しすぎる!仕事量が多い理由と解決策5選!

仕事で忙しい女性仕事

「忙しすぎて毎日何しているのかわからない」

「この忙しさなんとかならない?」

そんな悩みはありませんか?

私も業務過多で仕事量が多く、毎日がいそがしいときがありました。

そんなときは帰ったら疲れてヘトヘトで何も手に付きません。

家についてもぼーっとしてしまい、夜ごはんを食べながらも「しんどい・・・」とぼそっとひとりごとをいいながらため息。

土日も疲れているので横になりながらスマホを眺めていれば、もう夕方になってしまうこともザラでした。

この記事を読んでいるあなたの疲れている原因は仕事の多さです。

業務過多を解消すれば、仕事終わりに余裕ができ、休みをきちんとリフレッシュするために過ごせるはずです。

私は業務が多すぎる問題を今は解消し、平穏な日々を過ごしています。

そこで今回は「業務過多を解消する方法」をご紹介します。

まずは何が問題なのかを考えてみましょう。

問題が特定できれば解決しやすくなります。

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仕事が業務過多になっている理由

人手不足だから

積み上げられた資料

会社全体の人員やあなたの部署の人員が不足している場合、一人当たりの仕事量は増えることになるでしょう。

仕事全体の量が一定で、それをさばく人数が少なくなるということなので業務過多となります

その場合はまず上司に人員不足だということを伝えましょう。

忙しい上司の場合は自分の部署の人員が不足していることも、正確には把握していない場合があります。

そして人員を補充してもらえるのであれば、新人に与えることができる仕事と自分でする仕事の線引きをして、いつでも仕事を渡せるように準備しておきましょう。

一時的に多忙になるかもしれませんが、新人が入ってくるまでの我慢なのでがんばれるでしょう。

人員が不足しているのに補充してもらえない場合は、残業しまくるしかありません。

人を雇ってもらう必勝法
  1. 人員不足を理由に残業しまくる(できれば複数人で)
  2. 会社は残業代がたくさん発生する
  3. 残業代だけで人を雇うより高くなる
  4. 残業代が会社にとってもったいないことを理由に、再度上司に交渉する

残業代は割増報酬になるので、会社の利益がより圧迫されることになります。

通常の会社だと総額の人件費が少なくなるほうを選択するので、上司は納得して人員補充してくれるでしょう。

ただし季節要因や一時的な繁忙の場合は別です。

慢性的な残業代が多く発生する場合はこのような方法をとって人を雇って貰えるようにしましょう。

お願いされた仕事を断れないから

資料をたくさん持ったカエルの人形

ここでいう”お願いされた仕事”とは同僚や他部署から振られた仕事やお願いを指します。

上司からの依頼ではありません。

基本的に上司からの業務依頼はお願いではなく指示や命令です

横のつながりが多い場合や信頼されている人の場合、他部署からもたくさんの仕事が舞い込んできます。

自分の業務だけでなく色々な依頼がとんでくるので、そんな人のメールはいつもパンパンです。

この場合は簡単に優先順位をつけて、優先順位の低い仕事は後回しにするしかありません

仕事を断れないときの対処法
  1. 抱えている業務に優先順位をつける
  2. だいたいの完成日付を依頼主に伝える
  3. すごく優先順位の低いものは納期をわざと長く伝える

納期がすごく遅くなると、依頼したほうから断ってきてくれるかもしれません。

場合によってはその人からの信頼を落としてしまうかもしれませんが、業務過多なので仕方ない面もあります。

その人との関係性を保ちたいのであれば、やはり正直に話して、業務が忙しいことを伝えましょう

いい関係なのであればきちんと納得してもらえるはずです。

しかしどのような関係であっても依頼された仕事を無視するのはやめましょう。

断れないのであっても何か返事はすべきです。

無視をしていると、あなたの評価が知らぬ間に落ちることになるので注意しましょう。

まわりの人の仕事の能力が低いから

ブログラムが書かれたパソコン画面

自分の部署や関係者の能力が低く、あなたに仕事が集中して忙しいパターンです。

上司は他の人にも仕事をふって、役割を与えていますが、あなたが周りにくらべて優秀なので仕事量が多くなってしまいます。

あなたがきちんと仕事をこなせることを上司は知っているので、仕事をたくさん依頼してしまうのです。

この場合は周りの人の能力をアップさせてください。

手作業や生産現場の場合も、誰がやっても生産能力がアップできるような仕組みややり方をあなたが考えて実行してもらってください。

あなたの能力が一番高いのでできるはずです。

周りの人へ仕事をふる方法
  1. 周りの人や自分がしている業務を書きだす
  2. 効率化できそうな業務を見つけて仕組みを作る
  3. 上司に相談して他の人に仕組みと一緒に業務をふってもらう

事務作業の場合は、エクセルやマクロを使い、時間をかけなくてもだれでも簡単にできる仕組みを作ってください。

そして「誰でも効率的に作業できるような仕組みにしたので他の人に任せてください。」と上司に話して、他の人にその仕事を渡してもらいましょう。

ここまでお膳立てすると上司は納得してあなた以外の人に任せることができるでしょう。

そして、副産物としてそういうことができる人であれば出世できるかもしれません。

周りが見れて、全体のタスクを把握した上で仕事を効率化できる人間が主任や課長のほうが会社がうまく回るからです。

繁忙期のみ仕事が集中するから

上昇したグラフの後ろで考える若い男性

毎年なんとか今いる人員で乗り越えられている場合は、会社も取り合ってくれないかもしれません。

年間の内、決まった1~2カ月は業務過多になるといった場合はあなたの職種の特性だとおもってあきらめたほうがいいかもしれません。

そういう場合は短期的なことなので乗り切れるように頑張りましょう

ただし

本当に限界を超えている、もう心も体も持ちそうにない!

という場合は、繁忙期のみ派遣やアルバイトの人員補充をしてもらえないか上司に相談しましょう。

多忙がつらいときは一日でも一週間でもすごくつらいものです

あと期間限定の人員補充については慎重に交渉しましょう。

「人手不足で業務量が多い」という項目でお話したように繁忙期のあなたの部署のトータルの残業代とアルバイトを期間限定で雇った場合の賃金は必ず比較しましょう。

残業代を払うほうが会社が大きく損する場合は、新しい人を雇ってもらえる公算が大きいです。

雇ってもらえない場合は、その時期だけ他部署からヘルプに来てもらえないか相談しましょう。

「手作業で並べるだけ」とかの単純作業の場合は、すぐにでもヘルプにきてもらえることが多いです。

ですのであなたの仕事がどれも難しい仕事で人に任せられないとしても、その業務自体を単純作業と難しい作業とに仕事の内容を無理やり切り分けてください。

そして単純作業の部分だけでもヘルプでしてもらえないかを相談するようにしてください。

誰でもできる作業にまで落としこめたらヘルプしてもらえる可能性がグンとあがります。

そして繁忙期はヘルプの増員で乗りきってください。

その後はヘルプに来てもらった人へのお返しは必ずしてください。

ヘルプの人の繁忙期や忙しいときは必ずこちらから声をかけるようにして手伝ってあげてください。

会社はチームですのでそういう持ちつ持たれつの関係が大事です。

会社の業態やビジネスモデルに問題があるから

分析やチャートが表示されたタブレット

このパターンは解決が難しいかもしれません。

会社の利益の稼ぐビジネスモデルが原因であなたが業務過多である場合は、非常に危険です。

なぜなら会社の根本の部分なので、取締役や大株主でないとモデル変換は難しいからです。

あなたがまず業務過多解消のためにすることは、歴史や未来を調べることかもしれません。

先輩や上司に「昔からずっと多忙なのか?これから楽になる可能性があるのか?」を聞いてみましょう。

昔からずっとこんな調子で、今後も同じだろうね。

という答えならあなたの業務過多は解消できない可能性が高いです。

ただし

昔は仕事が楽な時期があったよ。しんどいのは今だけかもね。

という答えがあれば今はしんどくても頑張る価値があるかもしれません。

特にもうすぐビジネスモデルが変わるという時期なら、なおさら頑張って今の時期を乗り切りましょう。

しかし、ずっとその会社にいても自分の将来のスキルアップにつながらないとわかっている場合は今すぐ転職するのも手です。

現在多忙で、将来も楽になる保障もなく、スキルアップにつながらないのであれば、その会社にとどまる必要はないでしょう。

ビジネスモデルがあなたを業務過多にしているのであれば、あなた自身の未来だけを考えて進退を考えましょう。

まとめ

座禅を組んで朝日に向かって心をおちつける女性

忙しい毎日でしんどいかもしれませんが、一度冷静になり、考える時間を持ったほうが賢明です。

休みの日でもいいので、”なぜ忙しいのか?”解消できる方法はないのか?”をよく考えましょう。

会社の人間に相談するのが難しいのであれば家族や友達に相談するのもいいかもしれません。

全然違う環境の人に相談すると、目新しい意見や自分では思いつかない考えが聞けてオススメです。

そして、解決策の中で自分が実行できそうなことをピックアップし、自分の業務に落とし込んだり、会社に提案してみましょう。

何をするにしても、何かをしないとあなたの業務過多は解消されないので、小さくても行動していきましょう。

そして、あなたの趣味や自由な時間が少しでも持てるような日常を取り戻しましょう。

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