話をしていて「なんか話がかみあってないような気がする」っていうことありませんか？
かといって「私の話を理解していますか？」とか聞けないのでどうすればいいかわかりませんよね。
私はサラリーマン歴20年の事務系会社員です。
今までお客さんや会社の人とたくさん話してきたので、たくさんの話がかみ合わない経験をしてきました。
話のポイントがズレている時は、話の内容を確認しながら、簡単に伝えるのがコツなんです。
一方的に話を進めていても、お互いの考えがズレているのではずっと話がかみ合いません。
そこで今回は「話がかみ合わないときの原因と対処法」をご紹介します。
まずは話がズレている原因を知って対策を一緒に考えましょう。
話がかみ合わないときの4つの原因
相手がこちらの話を聞いていないから
相手が一方的に話をしていて、こちらの話を聞いてきないときは話がかみ合いません。
それより～の件なんですけど
と話を戻そうとしても話を聞いていないので
～の件ってなんでしたっけ？
という感じで話をまったく理解していません。
そして結局は自分の話に戻ってしまい、お互いの話がかみ合わないままになってしまいます。
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知識や経験が自分と同じだと思っているから
お互いの部署が違う場合や専門としている業種が違う場合は話が噛み合わないことがあります。
どちらかが悪い訳ではなく、お互いの知識や経験に差があるので違いが生じてしまいます。
たとえば経理部の人が製造現場の人に対して「貸借対照表が～」「キャッシュフローが～」という話を突然しても通じません。
逆もまた同じで知らない言葉やわからない内容で話が続くと理解できなくなります。
- 他社で働いた経験がないとおもっている
- 今の部署の知識しかないとおもっている
- 注文書や納品書の一連の流れを全員が知っているとおもっている
そのためお互いの共通点が少ないほど話がかみ合わない傾向があります。
相手が他の話と勘違いしているから
何となく理解はしてそうだけれど、少しだけ話がかみ合っていないということがあります。
そういうときは相手は似たような話と勘違いしている可能性があります。
そんなときは「○月○日の話ですよね」「～の数字の件ですが」と具体的な数字を出して話が一致しているか確認しましょう。
勘違いしているのに話を進めるとどんどん話がかみ合わなくなってしまいます。
話が抽象的すぎるから
質問の内容や話が抽象的だと内容を理解できないことがあります。
特にビジネス英語が頻発すると話が抽象的になりやすくなります。
例えば「アテンドの準備をしてください」「スクリーニングしてください」と指示しても、何をどこまですればいいのかはその人次第です。
ビジネス用語を使いすぎると話のポイントが見えにくくなるので話がかみ合わなくなります。
話がかみ合わないときの6つの対処法
相手の話を要約して確認する
話が複雑になって理解できなくなってきたときは、相手の話を要約して内容を再確認しましょう。
「要するに～ということですか？」「今までの話は～ということですか？」と短い文で要約して、相手に確認したほうが話のポイントを合わしやすくなります。
要約が間違っている場合は、もう一度内容を説明してもらいましょう。
理解が不十分で話が進んでいくとさらに話がかみ合わなくなります。
根気強く何度でも聞いてみましょう。
話す相手の情報を知る
はじめに相手の専門分野やバックボーンがわかっていると話が進めやすくなります。
年齢、性別、職業、部門や専門分野などを知っているとどのように話せば伝わりやすいかがわかるからです。
たとえば地球環境の話をするときに「小学校低学年の男の子」に対してと「高齢の女性」に対してでは話す内容や使う言葉が違ってくるはずです。
そして、相手が理解しやすい言葉や単語を選ぶことで話がかみ合いやすくなります。
会話に質問をいれていく
会話の途中で質問をはさんでいくように心がけましょう。
「～ということですか？」「～ということでよかったですか？」というように相互に理解していることが確認できた上で、話を進めていきましょう。
確認をせずに次の話をしてしまうとさらに話しがかみ合わなくなってしまいます。
同じ話を簡単な言葉に直して話す
相手が理解していないという場合は、同じ話をもう一度簡単な言葉で言い直して見ましょう。
話のポイントを合わすには誰でもわかる言葉で話をすることが重要になります。
あなたが知っている言葉を相手が知っているとはかぎらないからです。
そのため話を簡単にすればするほど相手の理解度も上がり、話がかみ合いやすくなるのです。
話の中にたとえを多く入れる
わかりやすいたとえを出すことで理解が一気に進むことがあります。
例をだす場合は、誰でもやっている日常的なことでたとえるのが大切です。
難しい話でも「たとえば買い物に行って～」「たとえばごはんを食べるときに～」のような例に置き換えることができると話がスムーズに進みます。
あとは話の内容と例が一致していることも重要です。
わかりやすい例でも話の内容と違っていると、さらに話のポイントがずれてくることになります。
数字や図であらわす
具体的な数字や図などで話の内容を視覚化しましょう。
ホワイトボードに数字や図を書き、相手と同じもの見ながら話を進めましょう。
理解しにくいことも目で見ることで話のポイントがわかりやすくなります。
さらに数字はイメージではなく共通認識としてあるものなので、数字を元に話すとしっかりと話がかみ合いやすくなります。
まとめ
話のポイントがずれているときは、会話がかみ合いません。
そういうときはまず何が原因でどこで話がずれたのかを理解する必要があります。
そのため相手に質問をして話のどこが理解できてないのかをはっきりさせましょう。
理解できていない部分がわかれば、もっと具体的に簡単に説明してもらい、理解していきます。
あなたが相手が話の内容を理解していない場合も同様です。
例題や数字、図などをつかって話を理解しやすい状態にして、話のポイントを修正していきましょう。