話のポイントがズレている時は、話の内容を確認しながら、簡単に伝えるのがコツです。
一方的に話を進めていても、お互いの考えがズレているのでは話がかみ合いません。
まずは話がズレている原因を知っておきましょう。
話の論点がズレている原因4つ
相手がこちらの話を聞いていないから通じない
相手が一方的に話をしていて、こちらの話を聞いてきないときは話がかみ合いません。
「それより～の件なんですけど」と話を本筋に戻そうとしても話を聞いていないので「～の件ってなんでしたっけ？」という感じで話をまったく理解していません。
そして結局は自分の話に戻ってしまい、お互いの話のポイントはズレたままになってしまいます。
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知識や経験が他人も同じだと思っているから通じない
お互いの部署が違う場合や専門としている業種が違う場合は話が噛み合わないことがあります。
どちらかが悪い訳ではなく、お互いの知識や経験に差があるので違いが生じてしまいます。
たとえば経理部の人が製造現場の人に対して「貸借対照表が～」「キャッシュフローが～」という話をいきなりしても通じません。
逆もまた同じで知らない言葉やわからない内容で話が続くと理解できなくなります。
- 他社で働いた経験がないとおもっている
- 今の部署の知識しかないとおもっている
- 注文書や納品書の一連の流れを全員が知っているとおもっている
そのため、お互いの共通点が少ないほど話が通じにくい傾向があります。
相手が他の話と勘違いしているから通じない
何となく理解はしてそうだけれど、少しだけ話がかみ合っていないということがあります。
そういうときは相手は似たような話と勘違いしている可能性があります。
そんなときは「○月○日の話ですよね」「～の数字の件ですが」と具体的な数字を出して話が一致しているか確認しましょう。
勘違いしているのに話を進めると話のポイントがどんどんずれていってしまいます。
話が抽象的すぎるから通じない通じない
質問の内容や話自体が抽象的だと内容を理解できないことがあります。
特にビジネス英語が頻発すると話が抽象的になりやすくなります。
例えば「アテンドの準備をしてください」「スクリーニングしてください」と指示しても、何をどこまですればいいのかはその人次第です。
ビジネス用語を使いすぎると話のポイントが見えにくくなるので注意が必要です。
話の論点がズレているときの対処法６つ
相手の話を要約して確認する
話が複雑になって理解できなくなってきたときは、相手の話を要約して内容を再確認しましょう。
「要するに～ということですか？」「今までの話は～ということですか？」と短い文で要約して、相手に確認したほうが話のポイントを合わしやすくなります。
要約が間違っている場合は、もう一度内容を説明してもらう必要があるので注意しましょう。
話す相手の情報を知る
初めに相手の専門分野やバックボーンがわかっていると話が進めやすくなります。
年齢、性別、職業、部門や専門分野などを知っているとどのように話せば伝わりやすいかがわかるからです。
たとえば地球環境の話をするときに「小学校低学年の男の子」と「高齢の女性」では話す内容や使う言葉が違ってくるはずです。
そして、相手が理解しやすい言葉や単語を選ぶことで話のポイントが合いやすくなります。
会話に質問をいれていく
会話の途中で質問をはさんでいくように心がけましょう。
「～ということですか？」「～ということでよかったですか？」というように相互に理解していることが確認できた上で、話を進めていきましょう。
確認をせずに次の話をしてしまうとさらにポイントがずれていってしまいます。
同じ話を簡単な言葉に直して話す
相手が理解していないという場合は、同じ話をもう一度簡単な言葉で言い直して見ましょう。
話のポイントを合わすには誰でもわかる言葉で話をすることが重要になります。
そして、再度質問をする場合でも文をできるだけ短して、わかりやすい質問に直しましょう。
話の中に例を多く入れる
わかりやすい例を出すことで理解が一気に進むことがあります。
例をだす場合は、誰でもやっている日常的なことでたとえるのが大切です。
難しい話でも「たとえば買い物に行っていて～」「たとえばごはんを食べるときに～」のような例に置き換えることができると話がスムーズに進みます。
あとは話の内容と例が一致していることも重要です。
わかりやすい例でも話の内容と違っていると、さらに話のポイントがずれてくることになります。
数字や図であらわす
具体的な数字や図などで話の内容を視覚化しましょう。
ホワイトボードに数字や図を書き、相手と同じもの見ながら話を進めましょう。
理解しにくいことも目で見ることで話のポイントがわかりやすくなります。
まとめ
話のポイントがずれているときは、会話がかみ合いません。
そういうときはまず何が原因でどこで話がずれたのかを理解する必要があります。
そのため相手に質問をして話のどこが理解できてないのかをはっきりさせましょう。
理解できていない部分がわかれば、もっと具体的に簡単に説明してもらい、理解していきます。
相手が話の内容を理解していない場合も同様です。
例題や数字、図などをつかって話を理解しやすい状態にして、話のポイントを修正していきましょう。