なぜ抜け漏れが発生してしまうのか?仕事のミスが多い時の対処法6選

コーヒーをこぼしてしまった書類仕事

みなさんは資料作成や業務に抜けや漏れがあり、注意されたことありませんか?

心配しないでください。誰でも必ずあります。

私はせっかちでミスも多く、はじめはよく注意されていました。

しかし、色々な人の仕事の仕方やチェックする方法を学んで、すごくミスを減らせるようになりました。

この記事を読めばどうやって仕事の抜けや誤りを防ぐかがわかります

スポンサーリンク

仕事で抜け漏れを防ぐための対処法6選

作業する人と抜け漏れを確認は別の人がする

女性が指さす先にチェックボックスの画像

単純なことですがこれはとても重要なことです。

よくあるパターンで部下が資料作成を行い、自らチェックもし、上司に提出してから間違いがみつかり怒られるパターンです。

自分でやるとよくわかるのですが、作成とチェックを同じ人が行うと間違えがちです。

作成者は自分がキチンとできていると無意識に考えていて、自分でチェックする時に「自分は正しく作成した」という思いが働いて、誤りの箇所があっても見つけることが難しいのです。

ですのでこの場合だと部下が資料を作成し、上司がチェックを行うようにしたほうがグンとミスする確率がグンと減ります。

またミスがあっても役割を分けているので、両方の責任になり、怒られることも少なくなります。

私もミスが多いほうなので、必ず自分が作成したものはだれかにチェックしてもらうようにしています。

仕事は「抜け漏れチェックまで終えて初めて完了」だと考える

画面にタッチする男性の指

わかっていても中々出来ない思考ですが本当のことです。

仕事をどれだけ早く終えても間違いだらけでは完了したことになりません。

私も膨大な資料や時間がかかった仕事などは終わったときに、「やっと終わった・・・」という気持ちになり、チェックにまで気持ちが回りません。

そして、次の工程で漏れやミスが見つかり大変なことになります。

しかし、よく考えると上司や次の工程に回ったあとに間違いがあると誰かが修正をしなければいけなくなり、余計に時間がかかってしまいます。

またお客さんや取引先などに間違った資料やミスした不良品が届いてから指摘されると最悪の場合、損害賠償にまで発展することもあります。

「仕事はチェックまで終えてから完了」という意識を持って取り組んで下さい。

そうすることで抜けや漏れが大幅になくなります。

次の工程で検査やチェックの工程があったとしても自分が作成した物に関しては必ずチェックを行いましょう。

ミスや抜け漏れがなぜ起きたかを再確認する

メガネとペンとコーヒーと資料

ミスや誤りがあった場合、なぜ漏れたのか?なぜミスに繋がったのかを考えましょう。

例えば資料であれば「紛らわしい文章が文中にあった」「数字のカンマがなく見にくかった」「罫線が全て同じ太さで見るべき数字が分かりにくかった」など色々見返すとミスに繋がりやすい箇所があるはずです。

私もミスがあった自分の資料を改めて見返すと紛らわしい文字や罫線があったためにミスしたことに気がつきます。

それは製造現場でも同じです。

ミスに繋がりやすい環境が自分の作業中にあったはずです。

同じ間違いを繰り返さないようにその部分を次からは必ず改善しましょう。

1度や2度なら許されることでも、同じ間違いを何度もしていると誰からも信用されなくなり、仕事も任せられなくなります。

間違いがあっても改善することが出来る人こそ評価され、信用に繋がるのです。

自分だけのメモやマニュアルを作成する

簡易なチェックリストにチェックをつけるところ

自分の仕事の漏れやミスを分析する時、規則性があることに気付くはずです。

人それぞれ間違いやすいポイントや漏れがおきやすいところにクセがあります。

ですのでそのポイントは必ず手順書や作業工程にメモして取り組みましょう。

自分だけの仕事の場合は簡単なものでもいいので、一から自分専用マニュアルを作成するのが有効です。

その場合、自分が間違いやすいポイントや箇所を重点的に盛り込んで作成して下さい。

そして、作成した自分だけのメモやマニュアルを見ながら仕事を進めることでかなりのミスが防げるはずです。

私もミスや漏れがあった場合、エクセルの手順書にコメントや挿入テキストで注意点をたくさん書きこんで、次からミスしないように工夫しています。

抜け漏れが起きにくい環境を作ってから仕事にとりかかる

ノートパソコンとスマホとペン

物の配置や自分がいる環境の状態によりミスが起きやすい場合もあります。

「キーボードの位置が少し左右に寄っているため指が当たってしまった」「マウスの調子が悪く誤操作に繋がった」など様々です。

製造現場であれば「前工程からの物の置き場が取りにくいので落としてしまった」「次の作業工程の機械の場所が悪いので手がぶつかった」など何かミスに繋がる環境要因があったはずです。

作業や仕事にとりかかる前にまずは環境を整えることはとても重要なのです。

そのような環境で仕事をすることで漏れやミスを大幅に改善できます。

簡単な用件や仕事は先に片付ける

スマホをさわるスーツの男性

すぐに完了できる仕事やちょっとした頼まれごとは先に片付けちゃいましょう。

頭の記憶容量には限界があり「アレもしないと、コレもしないと」と頭で覚えていると重要な仕事に集中できなかったり、パフォーマンスが落ちたりしてしまいます。

すぐに終わる仕事は先にやってしまって、大事な仕事は集中して取り組みましょう。

メモやタスクリストに書いてあるから後回しにしても問題ないと考える人もいるでしょう。

ですがメモをしてあるとはいえ、やり終えてない仕事を頭の片隅の記憶から完全に消すことは難しいので頭の記憶容量を圧迫することになります。

そのため大事な仕事の前に、簡単な仕事を極力終わらせてタスクの数を極限まで減らした状態にしておくとミスや誤りを減らすことができます。

【関連記事】
>>仕事が業務過多で忙しすぎる!仕事量が多い理由と解決策5選!
>>仕事のボールは持たないほうがいい!仕事がとまる原因と4つの対処法!

まとめ

パソコンの前でノートとペンで勉強する男性

仕事の漏れや抜け、ミスや誤りを防ぐ方法を紹介しました。

誰でもミスはあるものです。

しかし、ミスを最小限に抑えることができれば仕事のパフォーマンスを最大限にあげることができます。

そのためには環境を整え、漏れや抜けが起きにくい状況を作り、作成後は次の工程にまわす前に自分でもチェックしましょう。

またミスが起きた場合は同じミスをしないように改善しましょう。

それらを繰り返すことで段々漏れやミスがなくなってくるはずです。

また、単純にやらないといけない仕事を忘れてしまう場合はチェックリストを作成し、仕事に取り組むようにしましょう。