みなさんは資料作成や業務の抜けや漏れが原因で注意されたことはありませんか？
誰だって1度や2度はあると思います。
私は何度もあります（笑
私は事務職でサラリーマン歴20年です。
そのため資料を作成することが多く、抜けや漏れがたくさんあると信用を失います。
しかし私はせっかちでミスも多く、はじめのころはよく注意されていました。
しかし色々な人の仕事の仕方やチェックする方法を学んで、すごくミスを減らせるようになりました。
そこで今回は「仕事で抜け漏れを防ぐための対処法」をご紹介します。
読めば仕事を進める上でミスを少なくする方法がわかります。
仕事で抜け漏れを防ぐための対処法6選
作業する人と漏れを確認する人は別にする
単純なことですがこれはとても重要なことです。
よくあるのが「部下が資料作成を行い、自らチェックもし、上司に提出してから間違いがみつかり怒られるパターン」です。
作成とチェックを同じ人が行うと間違えがちです。
作成者は自分がキチンとできていると無意識に考えていて、自分でチェックする時に「自分は正しく作成した」という思いが働いて、誤りの箇所があっても見つけることが難しいのです。
ですのでこの場合だと部下が資料を作成し、上司がチェックを行うようにしたほうがグンとミスする確率がグンと減ります。
またミスがあっても役割を分けているので両方の責任になり、怒られることも少なくなります。
私もミスが多いほうなので、必ず自分が作成したものはだれかにチェックしてもらうようにしています。
【作成】…自分、【確認】…自分 ※間違いは作成者の責任
【作成】…自分、【確認】…上司 ※間違いはお互いの責任
仕事は「抜け漏れチェックまで終えて初めて完了」だと考える
わかっていても中々出来ない考えですが本当のことです。
仕事をどれだけ早く終えても間違いだらけでは完了したことになりません。
私も膨大な資料作成や時間がかかった仕事などは終わったときに、「やっと終わった・・・」とおもって気が抜けてしまい、チェックにまで気持ちが回りません。
そして次の工程で漏れやミスが見つかり大変なことになります。
しかし会社全体の仕事で考えると、上司や次の工程に回ったあとに間違いがあると誰かが修正をしなければいけなくなり、余計に時間がかかってしまいます。
またお客さんや取引先などに間違った資料やミスした不良品が届いてから指摘されると最悪の場合、損害賠償にまで発展することもあります。
「仕事はチェックまで終えてから完了」という意識を持って取り組んで下さい。
そうすることで抜けや漏れが大幅になくなります。
次の工程で検査やチェックの工程があったとしても自分が作成した物に関しては必ずチェックを行いましょう。
ミスや漏れがなぜ起きたかを再確認する
ミスや誤りがあった場合、なぜ漏れたのかを考えましょう。
例えば資料であれば
「紛らわしい文章が文中にあった」
「数字のカンマがなく見にくかった」
「罫線が全て同じ太さで見るべき数字が分かりにくかった」
など色々見返すとミスに繋がりやすい箇所があるはずです。
私もミスがあった自分の資料を改めて見返すと紛らわしい文字や罫線があったためにミスしたことに気がつきます。
それは製造現場でも同じです。
ミスに繋がりやすい環境が自分の作業中にあったはずです。
同じ間違いを繰り返さないようにその部分を次からは必ず改善しましょう。
1度や2度なら許されることでも、同じ間違いを何度もしていると誰からも信用されなくなり、仕事も任せられなくなります。
間違いがあっても改善することが出来る人こそ評価され、信用に繋がるのです。
自分だけのメモやマニュアルを作成する
自分の仕事の漏れやミスを分析する時、規則性があることに気付くはずです。
人それぞれ間違いやすいポイントや漏れがおきやすいところにクセがあります。
ですのでそのポイントは必ず手順書や作業工程にメモして取り組みましょう。
自分だけしかしない仕事の場合は、一から自分専用のマニュアルを作成するのが有効です。
その場合、自分が間違いやすいポイントや箇所を重点的に盛り込んで作成して下さい。
そして、作成した自分だけのメモやマニュアルを見ながら仕事を進めることでかなりのミスが防げるはずです。
私もミスや漏れがあった場合、エクセルの手順書にコメントや挿入テキストで注意点をたくさん書きこんで、次からミスしないように工夫しています。
抜け漏れが起きにくい環境を作ってから仕事にとりかかる
物の配置や自分がいる環境の状態によりミスが起きやすい場合もあります。
- キーボードの位置が少し左右に寄っているため指が当たってしまった
- マウスの調子が悪く誤操作に繋がった
- イスがいつもより低かったから操作しにくかった
など様々です。
製造現場であれば
- 部品の置き場が取りにくいので落としてしまった
- 次の工程の機械の場所が悪いので手がぶつかった
- 工具が出し入れしにくい場所にあった
など何かミスに繋がる環境要因があったはずです。
作業や仕事にとりかかる前にまずは環境を整えることはとても重要なのです。
そのような環境で仕事をすることで漏れやミスを大幅に改善できます。
簡単な用件や仕事は先に片付ける
すぐに完了できる仕事やちょっとした頼まれごとは先に片付けちゃいましょう。
頭の記憶容量には限界があり「アレもしないと、コレもしないと」と頭で覚えていると重要な仕事に集中できなかったり、パフォーマンスが落ちたりしてしまいます。
すぐに終わる仕事は先にやってしまって、大事な仕事は集中して取り組みましょう。
メモやタスクリストに書いてあるから後回しにしても問題ないと考える人もいるでしょう。
ですがメモをしてあるとはいえ、やり終えてない仕事を頭の片隅の記憶から完全に消すことは難しいので頭の記憶容量を圧迫することになります。
そのため大事な仕事の前に、簡単な仕事を極力終わらせてタスクの数を極限まで減らした状態にしておくとミスや誤りを減らすことができます。
まとめ
仕事の漏れや抜け、ミスや誤りを防ぐ方法を紹介しました。
誰でもミスはあるものです。
しかし、ミスを最小限に抑えることができれば仕事のパフォーマンスを最大限にあげることができます。
そのためには環境を整えて漏れや抜けが起きにくい状況を作り、次の工程にまわす前に自分でもチェックしましょう。
またミスが起きた場合は同じミスをしないように改善しましょう。
それらを繰り返すことで段々漏れやミスがなくなってくるはずです。
チェックリストを作成して、仕事に取り組むと確認も完璧にできます。