「仕事のボールをはやく回したいけど自分の仕事が終わらないので次へまわせない」
こんなことよくありますよね。
私も会社員なのでよくわかります。
この仕事におけるボールとは
・責任の所在
のことを指します。
そして仕事のボールをポンポン回すことで全体の仕事が完成に近づいていきます。
ですのでいつまでもボールを持っていては仕事が溜まってしまいます。
私も以前まではボールをずっと持ってしまっていることが多く、仕事を滞留しがちでした。
しかし仕事の回し方やボールを素早く離すコツをつかんで、だんだんとボールをスムーズにまわせるようになりました。
もちろん周りのサポートや同僚の協力もあってこそですが、自分でも考えて仕事をまわすように努力しました。
ボールを持たないようにする最大のコツは、完璧でなくてもすばやく次にまわすことです。
自分のところで止まってしまうと仕事全体の流れを止めてしまうことになるので、完璧を目指さないというのは実はとても重要です。
そこで今回は「仕事のボールを持ってしまう原因」と「仕事のボールを持ってしまったときの対処法」をご紹介します。
仕事のボールを持ってしまう原因
未読メールを処理しきれていないから
未読のメールとはあなた宛てにきた仕事のメールです。
つまり未読メールは仕事のボールそのものです。
それがたくさん溜まっているということはあなたのところで仕事がたくさん止まっているということです。
メールのタイトルだけ読んで、放置していると一向に未読メールの件数は減りません。
たくさんの未読メールがあると、メールがたまっていることがあることが当たり前になって、本当に必要なメールがわからなくなります。
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頼み事を断れないから
頼まれたら断れない人は、しなければならないことがどんどん増えます。
依頼した側はあなたがボールを持っていると思っているので、あなたが処理しないかぎり仕事が進みません。
忘れないようにメモを書いておくと、またそのメモもいっぱいになってきて処理しきれなくなります。
ボールをかかえすぎると本当に必要なやるべきことがわからなくなるので注意です。
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仕事を処理するのが遅いから
仕事や頼まれごとをその都度やるように心がけていても、仕事が遅いとどんどんボールを持ってしまうことになります。
残業してボールをさばこうとがんばってもなかなか終わりません。
なぜなら残業は長時間働いていることになるので、残業時間の業務効率が落ちているからです。
結果、仕事が溜まってずっとボールを持つことになってしまいます。
仕事を受ける量と仕事をこなすスピードがあっていないと仕事がなくなることはありません。
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すべて中途半端に手を付けるから
しなければいけない仕事に色々手をつけていると仕事がたまります。
仕事が多いからといって中途半端に仕事をして、また別の仕事をはじめてしまってはいつまでたっても終わりません。
一見、複数の仕事を同時にしていて効率がいいように見えますが、実はひとつの仕事に集中してひとつづつ終わらせていったほうが効率がいいのです。
なぜなら仕事を変えるごとに頭を切り替える作業や時間が必要になるので、切り替えるごとに効率が悪くなっています。
ですので最後まで仕事が完了していないのに次の仕事をはじめてしまうと、あなたにボールがずっとあることになります。
仕事のボールを持ってしまったときの対処法４選
メールは効率よく返信する
メールが来たらすぐにどんなメールか判別し、仕分けていきましょう。
できれば手動でするのではなくメールソフトで設定し、自動でフォルダ分けするのがおすすめです。
そして「すぐ処理できるものと処理できないもの」に分けて、すぐ処理できるものはその場で終わらすようにします。
すぐできないものは未読にしておくかフラグをつけておいて時間があるときに返信しましょう。
またすぐに返信するにはテンプレを作成しておくと便利です。
自分の名前や会社の紹介、軽いあいさつ文などはメールに埋め込んでおくとスピーディーに返信できます。
頼みごとは極力断る
人からの頼み事は仕事に余裕があるときのみ受けるようにしましょう。
「頼みごとを断ると失礼だ」とおもうかもしれませんが、すぐにできないのに仕事を受けるほうがもっと失礼です。
ですので依頼があった場合は、よく考えて依頼をうけましょう。
特に自分の業務と関係ないような仕事は忙しいことを理由に断りましょう。
ただしすべて断ることは難しいので言い訳を何パターンか準備しておくと安心です。
業務を効率化する
仕事が遅くて片付かない人は、業務をもっと効率的にできないか考えましょう。
たとえば事務作業であれば以下のような機械の導入で自動化できます。
手間のかかる雑多な業務もWEB化することでも効率化できます。
パソコンでするデータを処理するような仕事はエクセルのマクロや専用ソフトも利用して、自動化していきましょう。
自分の仕事は効率化することですぐに済ませて、次の人に素早く仕事をまわすように心がけましょう。
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仕事に優先順位をつける
仕事が回ってきたら優先順位を決めて処理していきます。
優先順位の決め方と仕事の進め方は以下を参考にしてください。
②「する or しない」を決める
③「するリスト」の中で「すぐできる or すぐできない」に分ける
④すぐできることをすぐ処理する
⑤「すぐできないリスト」は納期順で処理していく
コツはすぐに終わる仕事は優先順位を高くし、すぐに取り掛かるようにしましょう。
そしてボールをまわせるところは早く次に渡すクセをつけると仕事がたまらなくなります。
必ず優先順位を守り、やみくもに手をつけないように心がけましょう。
まとめ
ボールを何個も抱えてしまうと、問い合わせも多くなるので余計に仕事が増えてしまいます。
まずは自分と関係ないボールが回ってこないようにしましょう。
そしてすぐにできることはすぐに終わらせ、完璧でなくても早くボールを次に回すことを意識することが大事です。
時間がかかる仕事も自動化を目指すとスムーズに全体の業務がまわっていくでしょう。
個人でボールを持ちすぎることは全体の仕事の滞留につながります。
どんな仕事の先にも必ずお客さんが待っているので、待たせているという意識をもって仕事に取り組みましょう。